ERP not ERP

Jun 26, 2012   //   by ssi.stikom   //   Management  //  3 Comments

ERP, bukan kepanjangan dari Electronic Road Pricing yang saat ini sedang gencar akan diterapkan pada ibukota kita DKI Jakarta untuk mengurangi kemacetan. Yang mana road pricing ini membuat jalan menjadi bebayar untuk setiap orang yang akan melintas. Konon tarif minimal untuk “menginjak” aspalnya mencapai Rp. 50.000 !
Berikut ini gambar penerapannya di negara tetangga, Singapore.

Gambar : Electronic Road Pricing di Singapore

ERP yang dibahas disini adalah Enterprise Resource Planning bukan Electronic Road Pricing yang dicanangkan pemerintah kota DKI Jakarta.

Enterprise Resource Planning merupakan salah satu paket sistem informasi yang saat ini banyak dicari dan dipakai pada perusahaan dalam skala besar (corporate). Sehingga sering kali dijumpai bahwa penguasaan terhadap ERP merupakan salah satu kualifikasi untuk bekerja dalam bidang teknologi informasi pada sebuah corporate. Sebut saja Astra Honda Motor, PT Bank Mandiri, Bank Rakyat Indonesia, PT Bank Central Asia Tbk, PT Blue Bird Group, BMW Indonesia, PT Bukaka Singtel International, dan Indofood Sukses Makmur Tbk yang merupakan beberapa perusahaan di Indonesia yang menggunakan ERP (harian kompas, dwi bayu, 11 Juli, 2009).

Dasar ERP

Secara umum ERP (Enterprise Resource Planning not¶ÿElectronic Road Pricing) itu sendiri dapat diartikan sebagai :

  1. Sebuah sistem informasi yang mengkoordinasikan seluruh sumber daya, informasi dan aktifitas perusahaan.
  2. Lebih jauh, Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap.
  3. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.
  4. Sistem ERP adalah sistem yang terintegrasi. Dimana Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.

Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis. Pada tulisan kali ini, sistem ERP yang dibahas adalah sistem proses bisnis pada perusahaan manufaktur.

Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan yang digunakan untuk :

  1. Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis. Baik proses bisnis perusahaan manufaktur atau jasa.
  2. Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise.
  3. Menghasilkan informasi yang real-time.
  4. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Konsep dari sistem ERP dapat diilustrasikan sebagai berikut :


Gambar : Konsep Enterprise Resource Planning (ERP).
 

Modul ERP

Paket sistem ERP biasanya terdiri atas sekumpulan modul-modul yang dapat mendukung berbagai fungsi dan proses pada perusahaan. Alur proses bisnis yang terjadi dalam perusahaan komersial, baik yang menghasilkan produk barang jasa secara umum merupakan satu siklus kontinu mulai dari permintaan konsumen, pembuatan produk, penyerahan produk, penagihan, pembayaran dan layanan purnajual. ERP memiliki beberapa modularitas, diantaranya adalah digambarkan melalui diagram alir seperti pada Gambar dibawah ini :


Gambar : Siklus Umum Proses Bisnis Perusahaan Manufaktur

Modul-modul ERP dirancang untuk mendukung proses ini dengan cara mengintegrasikan data pada setiap tahapan proses tersebut. Selain itu, sebuah sistem ERP idealnya mampu memenuhi dukungan¶ÿ atas proses-proses bisnis utama dan proses pendukungnya. Keterkaitan antara dukungan modul-modul ini dengan proses-proses penting pada perusahaan digambarkan melalui keterkaitan antara konsep rantai nilai (value chain) dan dukungan modul yang diperlukan.

Modul-modul pada paket sistem ERP biasanya dirancang untuk terintegrasi satu sama lain, meskipun pada implementasinya perusahaan boleh memilih mengimplementasikan beberapa modul saja sesuai keperluan perusahaan.

Tidak semua modul selalu tersedia pada paket palikasi ERP. Kelengkapan modul pada masing-masing paket sangat bergantung pada target konsumen serta perkembangan software yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Banyak perusahaan pembuat paket ERP menyediakan dukungan kostumisasi atas modul-modul tersebut sehingga memungkinkan implementasi yang fleksibel.

Fase Implementasi ERP

1.¶ÿ¶ÿ¶ÿ¶ÿ¶ÿ¶ÿ Fase Inisiasi

Berupa rencana strategis atau juga dari beberapa kejadian yang muncul di perusahaan misalnya adanya tawaran dari vendor, pergerakan dari kompetitior, pergerakan industri, peningkatan kualitas proyek, perubahan pada peraturan dan hukum atau pemanfaatan anggaran teknologi informasi yang lebih baik.

2.¶ÿ¶ÿ¶ÿ¶ÿ¶ÿ¶ÿ Fase Evaluasi

Meliputi evaluasi proses bisnis, analisis kebutuhan, evaluasi berbagai alternatif, pencarian vendor yang potensial dan evaluasi berbagai produk yang berbeda.

3.¶ÿ¶ÿ¶ÿ¶ÿ¶ÿ¶ÿ Fase Selection

Pada fase Evaluasi dapat berlangsung dalam rentang waktu yang cukup lama. Karena dihabiskan untuk menyeleksi berbagai potensi alternatif termasuk peluang mengakhiri proyek atau memutuskan proyek jika lingkungannya ternyata tidak siap menerima proyek tersebut.

4.¶ÿ¶ÿ¶ÿ¶ÿ¶ÿ¶ÿ Fase Modifikasi

1. Dapat dijalankan dua cara :

  1. Cara pertama modifikasi yang terjadi dalam rangkaian proses analisis-konfigurasi dan pengujian hingga didapatkan hasil yang diinginkan atau hingga batasan waktu tertentu.
  2. Cara kedua dengan melakukan pemilihan status target tertentu dan kemudian menerapkan pengukuran atas pencapaian target tertentu. Proses ini dilakukan secara paralel hingga membentuk suatu lingkaran.

2. Dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna.

5.¶ÿ¶ÿ¶ÿ¶ÿ¶ÿ¶ÿ Fase Penyelesaian

Jika semua berjalan lancar, konsumen akan melunasi pembayaran (tergantung kontrak). Dan juga tahapan ini perusahaan biasanya mendapatkan pelajaran dan pengalaman atas segala kejadian selama proyek implementasi, termasuk evaluasi keberhasilan dan kegagalan dan peluang implementasi selanjutnya.

Kelebihan dan kelemahan

ERP atau Enterprise Resource Planning memiliki beberapa kelebihan, diantaranya :

  1. Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.
  2. Rancangan Perekayasaan
  3. Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
  4. Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks
  5. Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan
  6. Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti

Selain memiliki kelebihan, ERP juga memiliki kelemahan. Yaitu :

  1. Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP.
  2. Sistem ERP sangat mahal.
  3. Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif.
  4. ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi.
  5. Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
  6. Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamana

Software ERP

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses bisnis satu dengan lainnnya. Saat ini terdapat sekitar ratusan jenis¶ÿpackage software ERP dengan berbagai fitur, versi, skala dan kemampuan. Beberapa vendor penyedia ERP tersebut membuat software ERP untuk berbagai jenis industry, tetapi ada juga yang spesifik untuk tipe industry tertentu.

  1. SAP,
  2. Oracle,
  3. IFS,
  4. MFG/PRO,
  5. dan banyak lagi.

Setiap package software menawarkan kelebihan-kelebihan tertentu dan biasanya memiliki beberapa perbedaan spesifik pada fitur-fitur yang ada.

Adanya sebuah ERP pada sebuah perusahaan belum menjamin kesuksesan proses bisnisnya. Banyak hal yang dapat menggagalkannya, seperti lingkungan dan budaya perusahaan yang telah jauh lebih lama ada. Dimana ERP terkadang menuntut perubahan budaya perusahaan agar sesuai dengan package dari ERP itu sendiri. Sebaliknya, terkadang dengan adanya ERP perusahaan dapat lebih teratur dan tertata proses bisnisnya.

SSI – FRS

Leave a comment